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タイトル
Text copied to clipboard!役員秘書
説明
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私たちは、組織の経営幹部を的確かつ機密性高く支援できる役員秘書を募集しています。役員秘書は、単なるスケジュール管理や来客対応にとどまらず、経営層の意思決定を支えるための情報整理、社内外との調整、会議運営、文書作成、出張手配、機密情報の管理など、幅広い業務を担う重要なポジションです。経営陣の近くで働くため、高い信頼性、優れたコミュニケーション能力、細部への注意力、そして状況に応じて柔軟に対応できる判断力が求められます。
この職種では、複数の優先事項を同時に管理しながら、役員が本来注力すべき経営課題に集中できる環境を整えることが期待されます。日々の業務には、会議日程の調整、議事録の作成、社内外の関係者との連絡、資料の準備、電話・メール対応、接待や訪問の手配などが含まれます。また、役員の意向を正確に理解し、先回りして必要な準備を行う姿勢も重要です。突発的な予定変更や緊急案件にも冷静に対応し、関係者との円滑な連携を図ることで、経営活動全体の効率向上に貢献していただきます。
役員秘書は、企業の顔として社外の取引先や顧客、パートナーと接する機会も多く、礼儀正しさや品位ある対応が不可欠です。加えて、社内では各部門との橋渡し役として機能するため、相手の立場を理解しながら調整を進める力が必要です。文書作成能力も重視され、報告書、案内文、会議資料、社内通知などを正確かつ読みやすくまとめるスキルが求められます。英語を含む語学力があれば、海外拠点や外国人役員とのやり取りにおいて大きな強みとなります。
当社では、主体性を持って行動し、役員や組織全体の生産性向上に貢献したい方を歓迎します。守秘義務を徹底しながら、スピード感と正確性を両立できる方、変化の多い環境でも落ち着いて対応できる方に適した職種です。経営に近い立場で実務経験を積みたい方、ハイレベルな調整力とビジネスマナーを磨きたい方にとって、非常にやりがいのある機会です。組織運営の中核を支える存在として、信頼されるパートナーを目指していただける方のご応募をお待ちしています。
責任
Text copied to clipboard!- 役員のスケジュール管理および会議日程の調整を行う
- 来客対応、電話対応、メール対応を丁寧かつ迅速に行う
- 会議資料、報告書、案内文など各種文書を作成・整理する
- 出張手配、交通機関や宿泊先の予約、旅程管理を行う
- 社内外の関係者との連絡調整を行い、円滑な業務進行を支援する
- 会議の準備、議事録作成、フォローアップ対応を担当する
- 機密情報や重要書類を適切に管理し、守秘義務を徹底する
- 役員の業務負担を軽減するため、先回りしたサポートを提供する
要件
Text copied to clipboard!- 秘書、営業事務、または管理部門での実務経験
- 高いコミュニケーション能力と対人対応力
- スケジュール管理や調整業務を正確に遂行できる能力
- Word、Excel、PowerPointなどの基本的なPCスキル
- 機密情報を適切に扱える高い倫理観と責任感
- ビジネスマナー、敬語、文書作成に関する十分な知識
- 複数業務を同時進行できる優れた段取り力
- 変化の多い環境でも柔軟かつ冷静に対応できる能力
潜在的な面接質問
Text copied to clipboard!- これまでに役員や管理職をサポートした経験はありますか
- 複数の緊急案件が重なった際、どのように優先順位を判断しますか
- 機密情報を扱う際に心掛けていることを教えてください
- 会議運営や議事録作成の経験について具体的に教えてください
- 社内外の関係者との調整で工夫している点は何ですか
- 英語を使用した業務経験があれば、その内容を教えてください
